5 dicas para você otimizar a gestão de tempo do seu escritório.

5 dicas para você otimizar a gestão de tempo do seu escritório.

Em um mercado competitivo como o da advocacia, produtividade é palavra de ordem. Por isso, para você otimizar a gestão do seu tempo e ser mais produtivo, separamos cinco dicas que podem transformar o dia a dia do seu escritório. Confira.

1. Evite a multitarefa para melhorar a gestão do tempo.

A rotina de todo advogado é naturalmente multitarefa. Isso porque, é comum que, em um único dia, o profissional precise, por exemplo, participar de reuniões com o cliente, comparecer a audiências, redigir peças jurídicas e responder e-mails.

Todas estas atividades de naturezas diferentes acabam ocupando o dia a dia do advogado, comprometendo assim o seu tempo. A neurociência já comprovou que o cérebro humano não foi programado para fazer atividades diferentes com a mesma agilidade. Segundo os cientistas, cada vez que mudamos de atividade ou somos interrompidos, demoramos cerca de 25 minutos para retomar o foco.

Uma forma de otimizar a gestão do tempo na advocacia é concentrar atividades semelhantes em um único dia. Reserve um dia somente para reuniões, ou para a redação de peças jurídicas e relatórios. Nem sempre o advogado tem controle total sobre a sua agenda, mas o ideal é tentar agrupar tarefas semelhantes em um mesmo dia para poder render mais.

2. Mantenha o foco nas atividades que só podem ser feitas por você.

Muitos advogados começaram a carreira atuando na fase operacional dos escritórios. Porém, na medida em que o escritório vai crescendo, é essencial otimizar o tempo, deixando essas tarefas para a sua equipe. O ideal é não perder tempo com atividades de suporte dos serviços jurídicos e focar naquilo que traz mais resultados para o seu escritório.

Além de contratar uma boa equipe para fazer a rotina fluir com a máxima produtividade, o advogado também pode buscar ferramentas como os softwares jurídicos que auxiliam na organização das rotinas da banca.

3. Aposte na simplicidade.

Três agendas, dois celulares e dezenas de post-its colados pela sala. Se você organiza a sua rotina dessa maneira, pode ter certeza de que deve estar perdendo muito tempo. Uma ótima maneira de otimizar a gestão do tempo é simplificando os métodos. Em outras palavras, se você utiliza uma agenda, tenha apenas uma. Da mesma forma, se prefere os post-its, aposte somente neste método.

Um software jurídico integrado com o Google Agenda pode ser uma solução inteligente para otimizar as suas tarefas e ganhar mais tempo. Concentrando suas atividades em uma única ferramenta, você não perde tempo se organizando.

4. Deixe tarefas importantes incompletas. Isso mesmo!

Parece uma dica um tanto quanto contraditória, não é mesmo? Porém, quem afirma que se trata de uma ótima técnica para otimizar o tempo é o professor de psicologia e administração Adam Grand, da Wharton School. Segundo Grand, deixar um trabalho pela metade é a melhor forma de não perder tempo com o seu aprimoramento. Quando deixamos uma tarefa pela metade e vamos fazer outra coisa, ficamos pensando constantemente na tarefa.

Assim, ao voltar para a tarefa, você tem mais clareza sobre ela e acabe executando-a com muito mais rapidez e facilidade.

Traduzindo essa dica para o dia a dia do advogado, sabe aquela petição ou memorando importantíssimos? Pois é, deixe-os de lado por um tempo e responda um e-mail ou dê aquela conferida no andamento dos outros processos. Ao voltar para eles, você terá muito mais foco e clareza sobre o que escrever.

Essa também é uma boa dica para praticar no final do expediente. Quem deixa tarefas incompletas, ao chegar no escritório, não perde tempo se distraindo. Abre logo o computador e começa o seu dia a dia com muito mais agilidade.

5. Descanse e reserve um tempo para você.

Muitos advogados se orgulham das agendas cheias e de nunca terem tempo para nada. Porém, o excesso de trabalho muitas vezes não indica que você é um excelente profissional. Pelo contrário, indica que você não é produtivo.

Para manter o foco e produzir com consistência é fundamental descansar e cuidar da sua saúde. Além de dormir bem e se alimentar de forma saudável, separe no seu dia a dia blocos de tempo e faça pausas regulares entre uma tarefa e outra. Isso com certeza ajuda você a executar as tarefas com mais agilidade.

Otimizar a gestão do tempo é uma questão de atitude. Por isso, além de se organizar, o advogado deve optar por medidas que sejam fáceis de implementar e cumprir. Um dos grandes erros de quem acaba se perdendo na gestão do tempo é a criação de métodos complicados e que, com o tempo, acabam desgastando a rotina.

Agora que você já sabe o que precisa para otimizar a gestão do seu tempo, está na hora de agir.

A primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para seu escritório. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar a organização das suas rotinas jurídicas.

Atualmente, mais de 80 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software. Desenvolvido para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, o Integra te ajuda, por exemplo, com a agenda, o fluxo de caixa, captura de intimações de sistemas eletrônicos entre outras funcionalidades.

Acesse www.promad.adv.br e conheça melhor o Integra, o software jurídico do advogado brasileiro.

Deixe uma resposta