Os maiores ralos do seu escritório: conheça os inimigos da produtividade no seu negócio

Você sabe quais são os maiores inimigos da produtividade no escritório jurídico? Quem atua em um escritório, especialmente como gestor, deve ficar atento aos vilões do desempenho.

A importância da produtividade em escritórios

No dia a dia de um escritório jurídico, diversas tarefas são executadas, procedimentos são conduzidos e funções são delegadas. E para que todo esse sistema funcione de forma correta, é preciso combater os inimigos da produtividade.

Afinal de contas, um escritório improdutivo não é capaz de atender aos prazos processuais, nem de captar novos clientes, nem de melhorar sua imagem no mercado. Logo, tudo depende da produtividade.

Por isso resolvemos construir esse guia sobre os maiores inimigos da produtividade no escritório. Descubra onde o seu escritório está perdendo tempo, energia e recursos – financeiros e humanos – e saiba como resolver isso.

Falta de organização

Um dos maiores inimigos da produtividade no escritório é a falta de organização. Muitos escritórios jurídicos são uma bagunça completa, o que dificulta a realização até mesmo de tarefas simples.

Quando o ambiente de trabalho é desorganizado, os funcionários não conseguem determinar o que precisa ser feito, como precisa ser feito, nem para quando. E quando lidamos com a vida de um escritório, prazos são muito importantes.

Por mais que algumas pessoas entendam que funcionam melhor com a bagunça, esse não é um entendimento válido para escritórios jurídicos. Por isso, quanto mais organizado for o seu ambiente de trabalho, melhor.

Volume de trabalho x prazos apertados

Para qualquer escritório, ter um grande volume de trabalho a ser desenvolvido é geralmente positivo. Isso significa que existem muitos clientes interessados, muitos processos em trâmite e muito dinheiro entrando.

No entanto, ao mesmo tempo, o volume grande de trabalho representa maior esforço por parte dos colaboradores, incluindo os advogados, estagiários, secretários e outros. E nem sempre o escritório está preparado para a demanda existente.

Isso se torna ainda pior quando os prazos são apertados. Significa que muitas tarefas devem ser realizadas ao mesmo tempo. Nada pode ser deixado para depois.

Ou seja, o grande volume de trabalho, juntamente com os prazos apertados, é um dos maiores inimigos da produtividade no escritório.

Para resolver esse problema, diversas medidas podem ser tomadas. Uma delas é avaliar se a quantidade de pessoas atuando no escritório é suficiente para atender aos diversos clientes.

Outra estratégia é buscar colaboradores extras, como estagiários, para auxiliar em tarefas que são complementares. A delegação de funções contribui para dar vazão ao grande volume de trabalho.

Falta de padronização de procedimentos

Já que estamos falando sobre os maiores inimigos da produtividade no escritório, não podemos deixar de mencionar a falta de padronização.

Parece difícil seguir um padrão, principalmente se estamos diante de um pequeno escritório. No entanto, é algo realmente necessário em termos de resultados e produtividade.

Quando os colaboradores do escritório realizam procedimentos de forma dispersa, sem um padrão, o rendimento é prejudicado. Sem falar que a taxa de erros humanos aumenta consideravelmente em ambientes de trabalho sem padronização.

Para que o seu escritório consiga o máximo de eficiência, vale a pena implementar uma gestão voltada para a homogeneização dos processos. Uma boa maneira de fazer isso é implementando sistemas automatizados, como softwares jurídicos.

Outra solução é treinando os colaboradores, para que eles conheçam os procedimentos internos do escritório e mantenham um padrão na execução das tarefas.

Como você pode ver, os maiores inimigos da produtividade no escritório podem ser contornados. No entanto, vale a pena destacar que a análise deve ser realizada de acordo com a realidade do seu negócio.

Só assim você será capaz de encontrar pontos de debilidade e tomar medidas capazes de trazer mais produtividade para o seu negócio.