Relatórios: ferramentas indispensáveis para um escritório de advocacia.

Relatórios: ferramentas indispensáveis para um escritório de advocacia.

É natural que os advogados – principalmente em início de carreira – tenham dúvidas sobre quais são os melhores modelos de relatório para a advocacia. Por exemplo, quais são os dados que realmente têm relevância e como eles podem ser coletados? E ainda: como essas amostras devem ser compiladas e tratadas para oferecerem análises coesas e fundamentadas ao advogado?

Bom, num mercado cada vez mais concorrido (pesquisa do Data Folha de 2019 apontou mais de 1.119.000 advogados inscritos na OAB), relatórios não são apenas um detalhe na gestão dos escritórios, mas sim ferramentas que garantem mais eficiência, alta produtividade e máxima qualidade na prestação dos serviços jurídicos.

É fato que, comportamentos reativos às movimentações do mercado e a falta de planejamento, não levarão o seu escritório / carreira a lugar algum. O advogado moderno precisa ser também um empreendedor, deve traçar estratégias, tomar decisões conscientes e alinhadas para promover impactos positivos no negócio. Mas como?

A resposta pode estar na geração de relatórios para controlar os seus honorários, ticket médio, a taxa de churn, a produtividade dos advogados e outros fatores que impactam o escritório.

Como gerar relatórios?

Vamos lá: existem diversas formas de se gerar relatórios. Tanto usando ferramentas mais mecânicas, como planilhas do Excel, até softwares jurídicos que automatizam esse processo. Dessa forma você vai reunir dados valiosos para a administração do seu negócio.

A vantagem dos softwares jurídicos, no entanto, é que essa ferramenta faz a geração automática dos relatórios, minimizando assim as chances de você cometer erros, muito comuns em tarefas repetitivas e mecânicas.

Hoje, softwares jurídicos contam com diversas funcionalidades e a geração desses documentos certamente é uma funcionalidade estratégica que contribui com as boas práticas de gestão de escritório jurídico.

Relatórios indispensáveis para a advocacia.

Existem diversos tipos de relatórios que podem ser gerados com uma simples base de dados. Abaixo vamos especificar alguns documentos que podem contribuir com a administração do escritório e com o processo de tomada de decisão do advogado.

Relatório de Processos.

Esses documentos são bem conhecidos da maioria dos escritórios. Boa parte das bancas utiliza relatórios para informar o andamento de processos aos seus clientes.

Porém, mais do que relatórios de andamento, que são qualitativos, você também pode fazer relatórios quantitativos que avaliam o número de processos ativos, horas gastas, profissionais que mais trabalharam no caso, entre outros dados. Esse tipo de relatório pode mostrar também com mais clareza dados sobre a sua base de clientes, assuntos mais demandados, entre outros.

Relatórios de Produtividade.

A produtividade deixou de ser um diferencial para se transformar em um fator de competitividade dentro da advocacia. A única maneira de gerar bons resultados para o seu escritório é contando com um time de alta performance, que atue de forma comprometida e com foco nos resultados.

Por meio desses documentos, o advogado pode avaliar a produtividade do seu time, checar quem são os profissionais que mais trazem resultados e quais são aqueles efetivamente produtivos dentro da banca.

Relatórios Financeiros.

A maioria dos advogados não domina os conceitos básicos da Gestão Financeira. Porém, isso não precisa ser um problema. Com os softwares jurídicos a gestão financeira de um escritório pode ser administrada com facilidade. Além disso, com esses documentos é possível analisar informações importantes que vão do fluxo de caixa à inadimplência, entre outras questões. Com base nesses dados é possível tomar decisões importantes, especialmente com relação à saúde financeira do escritório.

Relatório de Atendimento.

Investir em um bom atendimento é algo essencial se você deseja fidelizar sua cartela de clientes. Monitorar a frequência e o tempo dos atendimentos pode ser uma ótima maneira de checar se sua clientela vem recebendo o devido suporte. Uma das melhores formas de se fazer isso é utilizando relatórios de atendimento. Por meio deles, é possível analisar tais pontos, bem como, sugerir melhorias para o atendimento do escritório como um todo.

De fato, hoje existem diversos softwares jurídicos com funcionalidades voltadas para a confecção de relatórios. É importante avaliar qual é a ferramenta mais adequada para o seu escritório, bem como, aproveitar a análise de dados gerada por ela para impulsionar a sua advocacia.

Agora que você já leu as nossas dicas, pense bem sobre o assunto antes de investir em tecnologia para o seu escritório de advocacia. E, se você nos permite uma sugestão, que tal experimentar o Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD para aprimorar a organização de rotinas jurídicas?

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