Sistematização de processos judiciais: como montar fichas de clientes e processos de forma eficiente

O dia a dia de um escritório de advocacia envolve uma série de atividades diferentes. Gestão de processos, clientes e pessoas se misturam às tarefas do financeiro e do administrativo. Por este motivo, se o advogado não contar com um bom sistema para organizar sua rotina e, sobretudo não souber como montar fichas de clientes de forma eficiente, as chances de que ela se transforme em um caos são enormes.

Além de boas práticas para administrar o escritório como um todo, o advogado precisa dar uma atenção extra ao controle de prazos e andamento dos processos. Afinal, são eles que interessam aos clientes.

Sendo assim, uma sistematização de processos judiciais eficiente começa com boas fichas de processos. Se você não sabe como montá-las e anda perdendo prazos por conta disso, vale a pena conferir nossas dicas!

1. Registre todos os dados do cliente e mantenha as fichas atualizadas

Manter o contato ativo com o cliente é fundamental, especialmente se você pretende fidelizar sua cartela. Assim, prestar informações atualizadas sobre o andamento dos processos aos clientes deve fazer parte da rotina do escritório.

Para que essa prática funcione, é fundamental que na ficha do processo o advogado anote todos os dados relevantes de contato, como CPF/CNPJ, endereço, telefone e e-mails. De tempos em tempos, também é fundamental que o advogado atualize o cadastro, garantindo assim que as informações de interesse do cliente cheguem até ele. Utilizar um software jurídico onde esses dados já estão prontos na própria ficha do processo agiliza não apenas a consulta de dados como também a integração dessas informações com a comunicação e o financeiro, por exemplo. Isso facilita a gestão e garante que o advogado se livre de atividades burocráticas do escritório para se focar diretamente no seu negócio.

2. Registre todos os dados do processo e o andamento

Muitos advogados perdem prazos porque confiam demais no próprio cérebro. Para evitar esse erro grave, que pode gerar até a perda de um cliente, o advogado deve anotar tudo nas fichas de processo. A cada visita ao fórum ou a cada publicação, o advogado deve ter o cuidado de transcrever ou resumir as informações mais relevantes relativas ao andamento processual.

Outro cuidado que deve ser tomado diz respeito aos números e dados do processo. É preciso atenção na hora do registro, para não cometer erros de digitação que podem dificultar o acesso às informações.

3. Registre os contatos com o cliente

Todos os contatos com o cliente também devem ser registrados na ficha de processos. Isso facilita o gerenciamento em equipe e permite que o atendimento ao cliente ganhe mais uniformidade e seja mais profissional. Imagine o descontentamento de um cliente que quer saber sobre o seu processo, porém o advogado que o atende anda atarefado com outras atividades do escritório e não consegue falar com ele. Toda equipe do escritório deve ser assessorada para oferecer informações básicas e retirar dúvidas dos clientes. E, somente com um controle rigoroso nas fichas de processos, essa prática poderá ser instaurada no escritório.

4. Controle a movimentação processual

Hoje o advogado já possui uma série de recursos para receber notificações acerca do andamento de seus processos. O Sistema Push dos Tribunais de Justiça, por exemplo, já é um velho conhecido dos profissionais.

Com o atual processo digital, a tendência é que, cada vez mais, a notificação eletrônica se torne parte do dia a dia do advogado. Por isso, o profissional deve tomar todas as medidas como cadastros e obtenção do certificado digital para que possa ficar em dia com o andamento de seus processos.

Ter um software jurídico integrado aos sistemas dos tribunais é um dos recursos que facilita bastante a vida do advogado, conferindo mais agilidade no seu dia a dia. Esse tipo de ferramenta automatiza o andamento nas fichas de processo, fazendo com que o dia a dia do advogado seja muito mais simples.

Ter as fichas de processos e a sistematização de processos judiciais é o primeiro passo para uma boa prestação de serviços jurídicos e uma boa produtividade no escritório. Se você ainda não havia pensado nisso, essa pode ser uma boa razão para o seu dia a dia ter se transformando em um caos!


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