Comunicação interna na advocacia: 4 sinais de que o seu escritório precisa melhorar.

Comunicação interna na advocacia: 4 sinais de que o seu escritório precisa melhorar.

Uma boa comunicação interna é um dos itens indispensáveis para o sucesso de qualquer negócio.

Para manter um time de profissionais em sintonia, o segredo é compartilhar informação. Mas, como podemos promover uma boa comunicação interna, sobretudo em um escritório de advocacia?
E mais, como saber se a comunicação do seu escritório está funcionando.

Pensando nisso, listamos 4 sinais que merecem atenção por parte dos advogados. Se você se identificar com pelo menos 3 deles, temos uma notícia: você precisa dar mais atenção à sua comunicação interna.

1. Seu time perde prazos.

Um escritório precisa prestar serviços de forma eficiente se quiser assumir uma posição de destaque no mercado, certo? Por isso, muitas bancas vêm aprimorando o trabalho em equipe para atender as demandas de forma mais ágil.

Por isso, se a perda de prazos faz parte da sua rotina, existe aí um grande indício de que a comunicação é falha. Esse é um problema grave que prejudica não apenas o cliente, como também a imagem do escritório. Sendo assim, se esse problema é constante, é preciso rever a sua comunicação interna.

Como resolver o assunto? Nossa dica é atribuir responsabilidades específicas para cada membro do time e usar ferramentas para organizar a rotina. Um software que envie notificações de agendamentos por e-mail e seja sincronizado com o Google Agenda, por exemplo, pode ser uma ótima maneira de evitar que os compromissos se percam num mar de post-its e anotações.

2. Seus clientes demonstram insatisfação.

Seu escritório pode ter muitos clientes, mas provavelmente você é o único advogado que os seus clientes têm. Não por outra razão, o atendimento é tão importante e merece a atenção de todo o seu time de advogados.

Como resolver essa questão? Uma saída para melhorar o atendimento é automatizar boa parte dele com um software jurídico. Para isso, é indispensável organizar as informações na ferramenta de forma que fiquem disponíveis a todos os advogados, possibilitando assim que qualquer advogado da equipe ofereça o suporte necessário ao cliente sempre que solicitado.

Quando o escritório não conta com essa estrutura e com uma boa comunicação, os clientes costumam se sentir desamparados e, naturalmente, buscam outros profissionais. Por isso, refinar a comunicação interna e contar com uma estrutura que permita que o atendimento seja feito por qualquer membro do time é essencial se você não quer ter clientes insatisfeitos.

3. A produtividade está baixa.

A baixa produtividade é outro fator que pode indicar problemas na comunicação interna na advocacia.

Afinal, todo advogado precisa de dados e informações para realizar as suas tarefas e quando elas não estão disponíveis – ou não são suficientemente claras – é natural que a produtividade seja baixa.

Portanto, quando o seu time de advogados demora muito tempo para resolver questões simples do dia a dia, preste atenção e confira se a equipe está de fato se comunicando bem.

Como melhorar a produtividade então? Experimente centralizar as informações do seu escritório em um software jurídico. Esse pode ser o primeiro passo para aumentar o rendimento da sua equipe. Assim, você torna os dados e informações acessíveis a todo time, dando-lhes mais autonomia e conhecimento sobre os casos.

4. Seu time está sempre apagando “incêndios”.

Prazos calculados de forma errada, audiências que não entraram na agenda, relatórios que não foram entregues aos clientes. Estes tipos de falhas fazem com que seu time de advogados esteja sempre apagando “incêndios” no dia a dia, em vez de focar em resultados para o seu escritório.

Muitas dessas falhas poderiam ser evitadas se a comunicação estivesse bem alinhada. No entanto, é comum que muitos escritórios desprezem as ferramentas que organizam a rotina e facilitam a interação entre os advogados.

O que fazer então? Para acabar com os incêndios e a correria desnecessária, invista em organização, planejamento e, é claro, promova a comunicação interna. Hoje, muitos advogados já contam com ferramentas para promover as boas práticas de gestão e organizar todo o fluxo de trabalho.

O uso de um software jurídico permite, por exemplo, que você centralize informações relevantes, possibilitando um melhor engajamento e mais eficiência nas tarefas do dia a dia.

Os softwares jurídicos, sem dúvida, são ferramentas estratégicas no estimulo da produtividade da sua equipe. Por isso, escolha bem o seu antes de apostar na ferramenta.

É isso. Agora que você já sabe o que precisa para investir em mais tecnologia para o seu escritório de advocacia, está na hora de tomar uma atitude.

A primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para seu escritório. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar a organização das suas rotinas jurídicas.

Atualmente, mais de 80 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software. Pensado para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, o Integra te ajuda, por exemplo, com a agenda, o fluxo de caixa, captura de intimações de sistemas eletrônicos entre outras funcionalidades.

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