Os maiores ralos dos escritórios jurídicos: conheça os inimigos da produtividade do seu negócio.

Os maiores ralos dos escritórios jurídicos: conheça os inimigos da produtividade do seu negócio.

Você sabe quais são os seus maiores inimigos quando se trata de produtividade no escritório jurídico?
É bom saber. Quem atua em um escritório, especialmente como gestor, deve ficar atento aos “inimigos” da gestão produtiva.

A importância da produtividade em escritórios.

O dia a dia de um escritório jurídico, geralmente, exige muita dedicação. Diversas tarefas são executadas, procedimentos são conduzidos e funções são delegadas. Para que todo esse sistema funcione de forma correta, você precisa combater os inimigos da produtividade.

Afinal de contas, um escritório improdutivo não é capaz de cumprir os prazos processuais, de captar novos clientes e nem de melhorar a sua imagem no mercado. Tudo isso também depende de produtividade.

Por isso, o objetivo desse artigo é te ajudar a descobrir o que pode te fazer perder tempo, energia e recursos – financeiros e humanos – na gestão do seu escritório.

Falta de organização.

Um dos maiores inimigos da produtividade no escritório é a falta de organização. Muitos escritórios jurídicos são uma bagunça completa, o que dificulta a realização até mesmo de tarefas simples.

Quando o ambiente de trabalho é desorganizado, os funcionários não conseguem determinar o que precisa ser feito, como precisa ser feito e para quando precisa ser feito. Tudo errado. Cumprir prazos é um dos preceitos do bom advogado.

Por mais que algumas pessoas entendam que funcionam melhor na sua “bagunça organizada”, esse não é um entendimento válido para escritórios jurídicos. Por isso, quanto mais organizado for o seu ambiente de trabalho, mais efetiva será a sua rotina jurídica.

Volume de trabalho x prazos apertados.

Para qualquer escritório, ter um grande volume de trabalho na pauta geralmente é positivo. Isso significa que existem muitos clientes interessados, muitos processos em trâmite e muito dinheiro entrando.

No entanto, ao mesmo tempo, um grande volume de trabalho representa maior esforço por parte dos colaboradores, incluindo os advogados, estagiários, secretários e outros. E nem sempre o escritório está preparado para tanta demanda.

Essa realidade fica ainda mais problemática quando nada pode ser deixado pra depois e os prazos são apertados, o que significa que muitas tarefas devem ser realizadas ao mesmo tempo. Ou seja, a chance de erros humanos é imensa.

Para resolver esse problema, diversas medidas podem ser tomadas. Uma delas é avaliar se a quantidade de pessoas atuando no escritório é suficiente para atender aos diversos clientes.

Outra estratégia é buscar colaboradores extras – como estagiários – para auxiliar nas tarefas complementares, já que delegar funções contribui na vazão ao grande volume de trabalho.

Falta de padronização de procedimentos.

Já que estamos falando sobre os maiores inimigos da produtividade no escritório, não podemos deixar de mencionar a falta de padronização.

Parece difícil seguir um padrão, principalmente se estamos diante de um pequeno escritório.

No entanto, é algo realmente necessário em termos de resultado e produtividade.

Quando os colaboradores do escritório realizam procedimentos de forma dispersa, sem um padrão, o rendimento é prejudicado. Sem falar que a taxa de erros humanos aumenta consideravelmente em ambientes de trabalho sem padronização.

Para que o seu escritório consiga o máximo de eficiência, vale a pena implantar uma gestão voltada para a padronização dos processos. Uma boa maneira de fazer isso é utilizando sistemas automatizados, como softwares jurídicos.

Outra solução é treinar os seus colaboradores para que eles mapeiem os procedimentos internos do escritório e definam um padrão para a execução das tarefas.

Como você pode ver, os maiores inimigos da produtividade no escritório podem ser identificados e eliminados. Entretanto, vale a pena destacar que essa análise deve ser realizada de acordo com a realidade do seu negócio.

Só assim você será capaz de encontrar os seus pontos fracos e tomar as medidas necessárias para aumentar a produtividade do seu escritório.

Agora que você já sabe o que precisa para combater os inimigos da gestão produtiva está na hora de agir.

A primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para seu escritório. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar a organização das suas rotinas jurídicas.

Atualmente, mais de 70 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software. Pensado para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, o Integra te ajuda, por exemplo, com a agenda, o fluxo de caixa, captura de intimações de sistemas eletrônicos entre outras funcionalidades.

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