A ideia de “cuidar” de um escritório jurídico e acabar cercado por uma montanha de processos e pilhas de papel parece muito antiga, não é mesmo? Principalmente porque trabalhos burocráticos e repetitivos são um convite aos erros por desatenção da equipe.

Sabemos, por exemplo, que é muito comum escritórios perderem, confundirem ou negligenciarem prazos. Para evitar esses erros – que comprometem o sucesso dos processos – é importante automatizar processos como o monitoramento de intimações judiciais.

O que são processos eletrônicos.

Processo eletrônico é o processo no qual todas as peças processuais (petições, certidões, despachos etc.) são virtuais. Ou seja, as peças foram digitalizadas em arquivos para visualização por meio eletrônico. Assim, não há utilização de papel. Neste caso, diz-se que os autos do processo estão digitalizados.

Totalmente consolidado na rotina do advogado moderno, o processo eletrônico é um meio de facilitar o avanço das causas jurídicas, funcionando também como um agente de economia, tanto dos meios físicos (papel e equipes), quanto do seu valoroso tempo.

Comprometer o seu tempo para monitorar processos é sinônimo de desperdício de dinheiro.Embora, em tese, os processos eletrônicos devam ser mais simples de se acompanhar, um advogado que ainda os monitora um a um, certamente, está perdendo um tempo valioso. Sim, escalar um advogado para cuidar exclusivamente de processos eletrônicos é um erro. Isso acaba prejudicando a sua produtividade já que ele acaba ficando sem tempo para se dedicar as tarefas mais estratégicas do escritório, como estudos de causa, diálogo com clientes ou preparação de audiências.

Não dá para fazer tudo com a mesma qualidade e, quando você divide a atenção da sua equipe, questões fundamentais se perdem. A seguir, vamos apresentar algumas ideias para acabar com esse drama.

1 – Automatização desse tipo de procedimento.

O uso de um sistema que automatize a sua controladoria jurídica pode simplificar demais o acompanhamento dos processos jurídicos. Esse tipo de sistema é utilizado por vários escritórios e o seu com certeza pode se beneficiar também desse tipo de esforço.

2 – Definição de regras sobre o tema.

Um escritório de Direito precisa definir como vai funcionar o acompanhamento dos processos jurídicos, de fato. Isso porque se essas normas estão claras fica mais fácil para os advogados resolverem as questões e se manterem atentos.

Regras servem para simplificar situações, não para piorá-las, e quando elas estão estabelecidas fica mais fácil solucionar questões e tornar tudo mais compreensível e prático para quem está envolvido.

3 – Clareza sobre prioridades e prazos.

Essa prática também é bem importante. Quando uma empresa tem bem definidos os prazos e detalhes sobre cada processo, o advogado de cada causa fica sempre mais tranquilo, podendo focar no que realmente é relevante para que ele tenha os melhores resultados.

Sem isso fica muito complicado conseguir manter tudo nos eixos, com o devido cuidado e a atenção que as boas práticas de gestão exigem.

Sendo assim, se você quer que os processos jurídicos se mantenham bem acompanhados é fundamental abraçar a tecnologia, contar com regras específicas e definir prazos relacionados. Isso tudo vai te ajudar a chegar nos resultados necessários para o seu escritório de Direito.

Bom. Que tal um último conselho?

Investir em sistemas e programas de automação para o seu escritório sempre é uma boa ideia.

Agora que você já sabe o que fazer para evitar problemas com processos eletrônicos, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para te ajudar. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para modernizar o Direito e os escritórios de advocacia.

Atualmente, mais de 80 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software. Pensado para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, o Integra oferece, por exemplo, nos primeiros 30 dias do período da sua gratuidade, o TESTE GRÁTIS do serviço de captura de Intimações Eletrônicas (EPROC / PROJUDI / PJE).

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